Automatisch van Audit tot Inzicht – Seris

Als ‘Total Security Concept Provider’ levert Seris sluitende security-oplossingen aan bedrijven, overheidsinstellingen en particulieren.

De SERIS-groep is de verzamelnaam voor verschillende expertises die worden gecombineerd: Security, Monitoring, Technology, Logistics, Services en Academy.

De briefing

Voor een van zijn klanten, een Belgische supermarktketen, voert Seris elk semester veiligheidsaudits uit. Elke winkel wordt geaudit met betrekking tot de naleving van de beveiliging op het gebied van camerabeveiliging, alarmsystemen, brandveiligheid, COVID-maatregelen etc. om ervoor te zorgen dat elke winkel voldoet aan de Belgische wetgeving en interne veiligheidsnormen.

In het verleden moesten de auditors van Seris de winkels beoordelen via een vragenlijst in Excel. Alle ingevulde Excel-bestanden werden afgeleverd bij de klant. Ze moesten de resultaten van alle audits handmatig berekenen uit meerdere Excel-bestanden om een overzicht en een geconsolideerd rapport te maken van alle scores over heel België. Dit was een zeer vervelend en tijdrovend proces. Seris was ervan overtuigd dat er een efficiëntere manier was om dit te doen. Omdat hun klant de Google Suite gebruikt, hebben ze Google Data Studio voorgesteld om geautomatiseerde rapporten te maken.

Onze oplossing

1. We hebben de auditvragenlijst omgezet van een Excel-bestand naar een Google Form. Het Google Form is gemakkelijker onderweg in te vullen dan het enorme Excel-blad. Alle gegevens van de ingevulde Google Forms zijn via een geautomatiseerde verbinding verzameld in één globale Sheet. Zo creëerden we één overzicht van alle auditresultaten.
2. Er werd een macro gemaakt om automatische transformaties op de gegevens uit te voeren en voor elke winkel afzonderlijk een resultatensheet te genereren.
3. In Google Data Studio werd een rapport gebouwd. Via de geautomatiseerde verbinding kunnen gegevens in een Google Sheet eenvoudig worden geüpload in Google Data Studio. We ontwierpen één rapport met drie tabbladen.

• Tab 1: Een overzicht van alle auditresultaten.
• Tab 2: Een visualisatie van alle auditresultaten per regio.
• Tab 3: Een overzicht van de gegevens per winkel. Dit maakt het mogelijk om recente resultaten te vergelijken met eerdere resultaten voor één winkel.

Telkens wanneer iemand het Google Form invult, worden alle gegevens automatisch geüpload naar de globale Google Sheet en wordt het rapport in Google Data Studio overeenkomstig bijgewerkt.

Deze geïntegreerde opzet met behulp van Google Forms, Google Sheets en Google Data Studio maakt het mogelijk de gegevensstroom van audit tot rapportage te automatiseren. Deze manier van werken bespaart zowel de klant als de auditor veel tijd.

Door Google Forms te gebruiken om de audits in te vullen, kunnen alle gegevens automatisch worden verzameld en gevisualiseerd in een Google Data Studio rapport. Dit elimineert alle handmatige berekeningen en maakt het gemakkelijker om de resultaten te vergelijken in de tijd, in de regio en in de winkel.

Nog belangrijker, het maakt veel tijd vrij voor de winkelier, zodat hij zich kan richten op het verbeteren van zijn service, kwaliteit en veiligheid in de winkel.