Spelfanaat is een gespecialiseerde winkel in bord-, kaart- en miniatuurspellen gevestigd in Mechelen. Sinds de overname in april 2023 wordt de winkel verder uitgebouwd als ontmoetingsplaats voor spelenthousiastelingen. Ze bieden een breed assortiment van ongeveer 2500 verschillende spellen en organiseren in de evenementenruimte achter de winkel regelmatig spelavonden en workshops voor diverse clubs.
Spelfanaat had als concrete vraag om een rapport te ontwikkelen dat inzicht biedt in de inkoop- en verkoopbewegingen over verschillende dimensies zoals productcategorieën, seizoenen, leveranciers en klanten. Op basis van deze inzichten kunnen onderbouwde beslissingen worden genomen zoals het bepalen van de sluitingsdag, het kiezen van het spel van de maand en het vaststellen van verkoopdoelstellingen. Voor het opstellen van het rapport werd gebruik gemaakt van de achterliggende SQL-database van het kassasysteem.
Het project ging van start met een eerste kennismakingssessie waarin de gewenste inzichten en verwachtingen in kaart werden gebracht. Tijdens deze sessie werden verschillende topics besproken zoals de benodigde filteropties, een logische structuur voor het rapport, voorkeuren op vlak van layout en de opbouw van de masterdata. Deze input vormde de basis voor het opstellen van de high-level requirements.
Op basis van de overlopen verwachtingen werd gestart met een verkenning van de beschikbare data. We analyseerden welke tabellen uit het kassasysteem nodig zijn om de gewenste inzichten te kunnen bieden. Deze verkenningsfase maakte duidelijk welke tabellen en dimensies essentieel zijn voor het verder uitwerken van het rapport.
Vervolgens werd een eerste versie van het rapport ontwikkeld. Deze bevatte verschillende pagina’s met focus op onder andere verkoop, inkoop, klantprofiel, kortingen, activiteiten en detailanalyses. Deze versie werd samen met de gebruiker doorgenomen, wat meteen leidde tot eerste inzichten én waardevolle feedback. Zowel de inhoud als de vormgeving en het gebruik van bepaalde visuals werden besproken. Tijdens deze sessie gaf Cloubis ook toelichting bij de opbouw van het rapport en de gehanteerde definities van de kernconcepten. Dit hielp de gebruiker om de structuur en betekenis van het rapport beter te begrijpen en gericht feedback te geven voor verdere optimalisatie.
Als resultaat werd een Power BI rapport ontwikkeld met meerdere tabbladen waarin de verkoop- en inkoopcijfers overzichtelijk worden gepresenteerd. Dit rapport stelt Spelfanaat in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Zo wordt het gemiddeld aankoopbedrag per transactie bijvoorbeeld gebruikt om gerichte kortingen aan te bieden aan klanten.
Daarnaast biedt het rapport waardevolle inzichten in de prestaties van de verschillende productcategorieën, inclusief groeitrends ten opzichte van vorige kwartalen en jaren. Deze informatie vormt een belangrijke basis voor zowel het aankoopbeleid als de winkelinrichting.
Kortom, Spelfanaat beschikt nu over meer inzicht in de data uit het kassasysteem en kan verkoopresultaten actief en nauwkeurig monitoren.
