DELA staat voor “Draagt Elkanders Lasten” en maakt deel uit van een coöperatie. Als uitvaartspecialist zorgt DELA voor financiële, praktische en emotionele ondersteuning rondom afscheid: voor, tijdens en na een uitvaart. DELA is vooral gekend als uitvaartverzekeraar, maar heeft ook 65 hooggekwalificeerde uitvaartcentra op meer dan 120 locaties in België, 3 crematoria en een repatriëringscentrum op de luchthaven van Zaventem. Bovendien staan 26 consulenten nabestaandenzorg dagelijks klaar om de nabestaanden na de uitvaart te helpen met praktische en administratieve beslommeringen.
De financiële afdeling van DELA heeft de hulp van Cloubis ingeroepen om hen bij te staan bij hun maandelijkse rapportering:
De huidige processen van DELA vragen veel manuele handelingen en zijn bijgevolg tijdrovend en soms onoverzichtelijk. Er kunnen altijd fouten in de eigen berekeningen en formules kruipen aangezien deze manueel worden opgemaakt. Het is vervolgens moeilijk te achterhalen welke stappen er precies genomen werden doorheen de verwerking van de gegevens, m.a.w. is er geen overzichtelijke ‘data lineage’.
De financiële afdeling van DELA bestaat uit controllers en financiële experten, maar ze hebben eerder een beperkte kennis m.b.t. data verwerking en data transformaties. Omdat het team nood had aan een oplossing waarin ze autonoom kunnen werken zonder hiervoor een wekenlange opleiding te volgen, is het belangrijk om geen al te technische data tool te implementeren. Zo kwamen we bij Alteryx uit. Alteryx is een gebruiksvriendelijke tool met drag-en-drop mogelijkheden en Excel-achtige formules die toegankelijk is voor een breed publiek en overwegend een korte leercurve heeft.
Met Alteryx krijgt de financiële afdeling van DELA een duidelijk (visueel) overzicht van alle stappen die genomen worden en kunnen deze één voor één getraceerd worden. Ook werden er exceptierapporten ingebouwd zodat de afdeling een melding krijgt wanneer iets niet loopt zoals het hoort en dit snel opgelost kan worden.
Waar voorheen bewerkingen uitgevoerd moesten worden in verschillende Excel-bestanden, omdat er te veel data was voor één bestand, kan alle informatie nu in samen in Alteryx geüpload worden. Hier krijgt men dan een overzicht van alle financiële gegevens en kan deze bewerkt, gemanipuleerd en geanalyseerd worden op verschillende manieren. Het gaat bovendien sneller om data te uploaden en hierop analyses uit te voeren in Alteryx dan in Excel.
Voor de oplossing met Alteryx geïmplementeerd was, moesten de controllers meerdere dagen werken aan het bouwen van complexe rapporten in Excel. Nu wordt dit in enkele seconden opgelost met één druk op de knop aangezien de volledige flow nu robuust is opgebouwd. Dit geeft hen een duidelijker beeld over de ‘data lineage’ alsook geeft het hen de kans om nog verder te gaan in hun analyses met betere besluitvorming en advies tot gevolg.
Het overzicht van de data, rapportages en inzichten is veel duidelijker en sneller sinds DELA Alteryx in gebruik heeft genomen. Bovendien hebben nu verschillende stakeholders binnen het bedrijf toegang tot de data en moeten ze niet langer de logica achter de zelfgemaakte Excel-filters begrijpen om de data te kunnen interpreteren. Dit systeem is ten slotte performanter en meer schaalbaar dan werken in verschillende Excel-bestanden.
