Automatische financiële rapportering via Alteryx – DELA

We hielpen met

Alteryx
ETL
Data Governance

DELA staat voor “Draagt Elkanders Lasten” en maakt deel uit van een coöperatie. DELA is gespecialiseerd in alles wat van ver of dichtbij te maken heeft met afscheid en ontzorgt mensen op één van de moeilijkste momenten van hun leven: het afscheid van een dierbare. Onze organisatie bestaat reeds meer dan 85 jaar en is sinds 1989 aanwezig in België, waar ze bijna 800 medewerkers telt die helpen vóór, tijdens en na een uitvaart. DELA is vooral gekend als uitvaartverzekeraar, maar heeft ook een 70-tal hooggekwalificeerde uitvaartcentra op meer dan 120 locaties in België, 3 crematoria en een repatriëringscentrum op de luchthaven van Zaventem. Bovendien staan een 30-tal consulenten nabestaandenzorg dagelijks klaar om de nabestaanden na de uitvaart te helpen met praktische en administratieve beslommeringen. DELA doet ongeveer 80% van de repatriëringen en begraaft 1 op de 10 Belgen. DELA staat er dan ook om gekend dé uitvaartspecialist van België te zijn. Vanuit haar sociale betrokkenheid richtte DELA het DELAfonds op, dat initiatieven steunt die het moeilijke moment rondom het afscheid draaglijker willen maken.

De briefing

De financiële afdeling van DELA heeft de hulp van Cloubis ingeroepen om hen bij te staan bij hun maandelijkse rapportering:

  • DELA maakt rapportages in Excel met data die uit hun systemen werd gehaald. Op deze data worden verschillende manipulaties uitgevoerd en vervolgens worden de bewerkte gegevens geüpload in het boekhoudsysteem en wordt hierop gerapporteerd. 
  • Ook voor het analyseren van reserves wordt er naar Excel gegrepen. De data wordt in master files bijgehouden waar sporadisch, met hulp van filters, analyses op worden uitgevoerd om er extra inzichten uit te halen. Aangezien dit een tijdrovend proces is worden uitschieters of uitzonderingen niet altijd snel opgespoord.

De huidige processen van DELA vragen veel manuele handelingen en zijn bijgevolg tijdrovend en soms onoverzichtelijk. Er kunnen altijd fouten in de eigen berekeningen en formules kruipen aangezien deze manueel worden opgemaakt. Het is vervolgens moeilijk te achterhalen welke stappen er precies genomen werden doorheen de verwerking van de gegevens, m.a.w. is er geen overzichtelijke ‘data lineage’.

Onze oplossing

De financiële afdeling van DELA bestaat uit controllers en financiële experten, maar ze hebben eerder een beperkte kennis m.b.t. data verwerking en data transformaties. Omdat het team nood had aan een oplossing waarin ze autonoom kunnen werken zonder hiervoor een wekenlange opleiding te volgen, is het belangrijk om geen al te technische data tool te implementeren. Zo kwamen we bij Alteryx uit. Alteryx is een gebruiksvriendelijke tool met drag-en-drop mogelijkheden en Excel-achtige formules die toegankelijk is voor een breed publiek en overwegend een korte leercurve heeft.

Met Alteryx krijgt de financiële afdeling van DELA een duidelijk (visueel) overzicht van alle stappen die genomen worden en kunnen deze één voor één getraceerd worden. Ook werden er exceptierapporten ingebouwd zodat de afdeling een melding krijgt wanneer iets niet loopt zoals het hoort en dit snel opgelost kan worden.

Waar voorheen bewerkingen uitgevoerd moesten worden in verschillende Excel-bestanden, omdat er te veel data was voor één bestand, kan alle informatie nu in samen in Alteryx geüpload worden. Hier krijgt men dan een overzicht van alle financiële gegevens en kan deze bewerkt, gemanipuleerd en geanalyseerd worden op verschillende manieren. Het gaat bovendien sneller om data te uploaden en hierop analyses uit te voeren in Alteryx dan in Excel.

Het resultaat

Voor de oplossing met Alteryx geïmplementeerd was, moesten de controllers meerdere dagen werken aan het bouwen van complexe rapporten in Excel. Nu wordt dit in enkele seconden opgelost met één druk op de knop aangezien de volledige flow nu robuust is opgebouwd. Dit geeft hen een duidelijker beeld over de ‘data lineage’ alsook geeft het hen de kans om nog verder te gaan in hun analyses met betere besluitvorming en advies tot gevolg.

Het overzicht van de data, rapportages en inzichten is veel duidelijker en sneller sinds DELA Alteryx in gebruik heeft genomen. Bovendien hebben nu verschillende stakeholders binnen het bedrijf toegang tot de data en moeten ze niet langer de logica achter de zelfgemaakte Excel-filters begrijpen om de data te kunnen interpreteren. Dit systeem is ten slotte performanter en meer schaalbaar dan werken in verschillende Excel-bestanden.

Heeft jouw project onze expertise nodig?