Voor de facturatie van een eindklant in de chemische sector is het essentieel om maandelijks alle uitgevoerde activiteiten nauwkeurig te registreren bij het transportbedrijf. Enkel dan kan op een juiste manier gefactureerd worden aan deze klant. Elke afwijking, hoe klein ook, zorgt ervoor dat de factuur door de klant betwist kan worden. Elke maand besteedt een medewerker een aantal dagen aan het verzamelen, controleren en valideren van data uit een veelheid van databronnen om ervoor te zorgen dat de ingevoerde data correct is.
Het resultaat hiervan wordt verzameld in een Excel waar de verschillende transformaties worden uitgevoerd. De klant heeft al geprobeerd om met andere tools te werken, maar er blijven manuele transformaties nodig omdat de input van de facturatie soms verandert. Naast het handmatige werk, is er ook maar één persoon die weet op welke manier de data getransformeerd moet worden en waar de aandachtspunten op vlak van data kwaliteit zijn.
Om te vermijden dat er elke maand veel handmatige transformaties moeten gebeuren, heeft Cloubis na een korte analyse de gebruiksvriendelijke tool Alteryx ingezet om deze transformaties te verwerken. Via Alteryx worden de vereiste stappen geautomatiseerd terwijl deze nog altijd de flexibiliteit voor handmatige aanpassingen biedt. Dit leidt tot tijdsbesparing zonder dat er ingeboet moet worden aan flexibiliteit.
De persoon die voorheen de aanpassingen deed in Excel, kan dit zonder problemen (en op sommige vlakken zelfs met meer gemak) ook in Alteryx zonder hiervoor een data-achtergrond te moeten hebben. Cloubis heeft na de basis opzet een gebruiksvriendelijke tool klaargezet waarmee de klant zelf aan de slag kan en die de klant zelf kan aanpassen voor toekomstige noden.
Door de samenwerking met Cloubis en de implementatie van een tool als Alteryx spaart de klant elke maand enkele dagen manueel werk uit. De verwachting is dat de tijdswinst in de toekomst nog zal vergroten. De klant ervaart het werken met de tool als zeer aangenaam omdat ze in Alteryx altijd kunnen zien wat ze aan het doen zijn. Daarom gaan ze ook de facturatie voor andere klanten, te beginnen met andere klanten in de chemische sector, geleidelijk aan omzetten naar een semi-automatisch proces in Alteryx.
