SD Worx is een all-round HR dienstverlener. Bedrijven kunnen bij hen terecht voor payroll, HR-administratie, verloningsbeleid, het slim inzetten van medewerkers en SAP oplossingen. Met hun mix van lokale expertise, wereldwijd bereik en betrouwbare service bereiken ze meer dan 120 landen, gedragen door hun zowat 10.000 medewerkers.
De inkoopafdeling beschikt over een overzicht van aankoopbedragen per leverancier. Ze heeft een eigen categorisatie uitgewerkt op basis van soort dienst of product om de leverancierslijst op orde te zetten. Hierbij worden de categorieën gerepresenteerd die voor de bedrijfsvoering van SD Worx het meest van belang zijn en wordt bedrijfsrelevante informatie meegegeven die niet in bestaande coderingen zoals NACE (een code die door de Europese Unie en haar lidstaten toegekend wordt aan een bepaalde klasse van economische activiteiten) vervat zit. Zo kan overzicht gehouden worden over hetgeen aangekocht wordt, bekeken per businessrelevante categorie. Nog niet alle leveranciers waren reeds toegewezen aan een categorie. In deze gevallen was het nog niet uit de data op te maken welke businessrelevante dienst of product ze geleverd hadden. Zo is deze informatie ook niet beschikbaar voor analyses van de uitgaven. Dit zorgde voor een onvolledig beeld.
Verder wilde SD Worx de inzichten die uit de aankoopdata naar voren komen zo intuïtief en overzichtelijk mogelijk laten raadplegen. Verschillende business users willen namelijk inzichten uit de aankoopdata kunnen halen, zonder dat ze hiervoor zelf in de data moeten duiken of procurement dit voor hen moet doen. Hier kwam de nood aan rapportering naar voren, die de belangrijkste inzichten voor alle gebruikers van de data centraal stelt.
Om te beginnen werd de categorisatie van soort dienst of product aangevuld voor de openstaande cases. Zo werd deze data alvast beschikbaar. Bij het aanvullen van deze categorieën werd de ROI nauwkeurig opgevolgd: leveranciers met grote bedragen aan aangeleverde goederen of diensten werden eerst gecategoriseerd.
Bovendien werd er een rapport opgesteld, dat gebruikers van de aankoopdata in staat stelt snel de relevante inzichten te raadplegen. Het gaat hier om zaken als de aankoopcategorieën die de meeste waarde vertegenwoordigen en de evolutie in aankoopcijfers door de tijd heen. Dit rapport werd opgebouwd in overleg met de toekomstige gebruikers, om een oplossing aan te reiken die perfect bij hun noden aansluit. Vervolgens werd dit rapport mondeling en via documentatie overgedragen aan de klant, zodat hij zelf aan de slag kan en de aanpassingen kan doen die toekomstige noden vereisen.
Door de samenwerking met Cloubis werd het zicht op welke bedragen aangekocht werden voor elke businessrelevante soort dienst en product vervolledigd. De hoeveelheid niet gecategoriseerde uitgaven werd immers op een vlot tempo gereduceerd. Ook is de aankoopdata gemakkelijk en snel raadpleegbaar geworden voor alle betrokken partijen door het inzetten van Power BI.
De tijdswinst zal ervoor zorgen dat de leden van het procurement team meer tijd overhouden om zich op hun kerntaken te focussen. Ook andere partijen die hun data raadplegen hebben hier minder tijd voor nodig: de inzichten worden meteen aan hen getoond. Bovendien beschikt iedereen die de aankoopdata wil raadplegen nu over hetzelfde rapport, waardoor er geen miscommunicaties ontstaan – of dat nu is door verschillend gebruik van dezelfde data of door gebruik van andere data.
Kortom: SD Worx haalt nu meer waarde uit hun data.
