DELA staat voor “Draagt Elkanders Lasten” en maakt deel uit van een coöperatie. DELA is gespecialiseerd in alles wat van ver of dichtbij te maken heeft met afscheid en ontzorgt mensen op één van de moeilijkste momenten van hun leven: het afscheid van een dierbare. Onze organisatie bestaat reeds meer dan 85 jaar en is sinds 1989 aanwezig in België, waar ze bijna 800 medewerkers telt die helpen vóór, tijdens en na een uitvaart. DELA is vooral gekend als uitvaartverzekeraar, maar heeft ook een 70-tal hooggekwalificeerde uitvaartcentra op meer dan 120 locaties in België, 3 crematoria en een repatriëringscentrum op de luchthaven van Zaventem. Bovendien staan een 30-tal consulenten nabestaandenzorg dagelijks klaar om de nabestaanden na de uitvaart te helpen met praktische en administratieve beslommeringen. DELA doet ongeveer 80% van de repatriëringen en begraaft 1 op de 10 Belgen. DELA staat er dan ook om gekend dé uitvaartspecialist van België te zijn. Vanuit haar sociale betrokkenheid richtte DELA het DELAfonds op, dat initiatieven steunt die het moeilijke moment rondom het afscheid draaglijker willen maken.
Jira Software is een tool voor projectmanagement en ticketopvolging waarmee teams taken kunnen beheren. Dit wordt binnen DELA gebruikt voor portfolio management van projecten. Door de toenemende hoeveelheid en verscheidenheid aan projecten in verschillende domeinen raakte het overzicht snel verloren, wat resulteerde in inefficiëntie. Daarnaast zocht DELA ook naar een manier om de evolutie van de statussen van projecten en onderliggende taken doorheen de tijd te tonen, iets dat niet wordt opgeslagen door Jira zelf.
Maandelijks wordt een presentatie gegeven over de verdeling van het huidige portfolio en de statussen van de projecten en taken, wat telkens handmatig opnieuw gemaakt moest worden. Er was behoefte aan een oplossing die sneller en gestructureerder een overkoepelend overzicht biedt van de verschillende projecten, evenals een efficiënte manier om deze informatie snel en duidelijk te presenteren tijdens meetings. Daarboven wou DELA ook op zoek naar een manier om de evolutie van project statussen en taken doorheen de tijd op te slaan en weer te geven.
Na een workshop waarin de behoeften van DELA PMO werden gedefinieerd, werd een rapport in Power BI gemaakt dat rechtstreeks geconnecteerd werd op Jira Software. Het rapport geeft de huidige verdeling van de statussen van alle projecten en onderliggende taken in Jira weer. De echte kracht van Power BI komt hier naar boven dankzij alle filtermogelijkheden, hiermee kunnen gebruikers makkelijk aanpassen welke projecten of taken worden weergegeven en zo een gerichter overzicht krijgen dat hen kan verder helpen bij het oplossen van hun vragen.
Met behulp van slimme workflows in Power Automate kan de huidige verdeling van statussen en andere kenmerken op eender welk moment opgeslagen worden in SharePoint met een simpele druk op een knop. Door dit daarna terug in te laden in Power BI, wordt een mooi overzicht gegenereerd van de verdeling van de statussen op verschillende momenten, waaruit de evolutie duidelijk zichtbaar wordt. Hierbij hebben de gebruikers zelf de vrijheid om te kiezen wanneer de geschiedenis wordt opgeslagen, zodat het altijd aansluit bij de planning van de gebruikers.
Deze oplossing maakt een einde aan de tijdrovende, maandelijkse handmatige voorbereidingen en presentaties. Het Power BI rapport biedt op elk moment een actueel overzicht van lopende projecten en hun opgeslagen geschiedenis. Om de visuals uit het rapport nog beter te integreren in de rest van de presentatie, werd ervoor gekozen het Power BI rapport te integreren in PowerPoint. Dankzij deze implementatie kan een slide in een presentatie vervangen worden door een interactief Power BI rapport. Op deze manier kan het rapport heel eenvoudig geïntegreerd worden in een traditionele PowerPoint presentatie. In plaats van elke maand handmatig de slide te maken en te vervangen, kan nu simpel de laatste data ingeladen worden vanuit Jira en is de presentatie altijd up-to-date.
Voor de implementatie van de Power BI-oplossing had DELA vaak moeite om een duidelijk overzicht te krijgen van hun portfolio. Wanneer een project of taak naar een andere status werd verschoven, ging deze informatie ook verloren.
Vandaag is, dankzij het nieuwe Power BI rapport, alle informatie hierrond duidelijk en overzichtelijk beschikbaar op een centrale plaats samen met al hun andere rapporten. Het overzicht van welke projecten en taken worden weergegeven kan ook makkelijk aangepast worden dankzij de vele filtermogelijkheden om altijd de nodige informatie weer te geven. De geschiedenis van alle projecten en taken die vroeger verloren ging, wordt nu opgeslagen en is zichtbaar in het rapport. Daarnaast is het tijdrovende proces van handmatig maandelijkse presentaties opstellen verleden tijd. Met de integratie van Power BI in PowerPoint worden de rapportages automatisch bijgewerkt en direct in presentaties verwerkt, waardoor DELA altijd beschikt over actuele en professionele visuals.
