DELA staat voor “Draagt Elkanders Lasten” en maakt deel uit van een coöperatie. DELA is gespecialiseerd in alles wat van ver of dichtbij te maken heeft met afscheid en ontzorgt mensen op één van de moeilijkste momenten van hun leven: het afscheid van een dierbare. Onze organisatie bestaat reeds meer dan 85 jaar en is sinds 1989 aanwezig in België, waar ze bijna 800 medewerkers telt die helpen vóór, tijdens en na een uitvaart. DELA is vooral gekend als uitvaartverzekeraar, maar heeft ook een 70-tal hooggekwalificeerde uitvaartcentra op meer dan 120 locaties in België, 3 crematoria en een repatriëringscentrum op de luchthaven van Zaventem. Bovendien staan een 30-tal consulenten nabestaandenzorg dagelijks klaar om de nabestaanden na de uitvaart te helpen met praktische en administratieve beslommeringen. DELA doet ongeveer 80% van de repatriëringen en begraaft 1 op de 10 Belgen. DELA staat er dan ook om gekend dé uitvaartspecialist van België te zijn. Vanuit haar sociale betrokkenheid richtte DELA het DELAfonds op, dat initiatieven steunt die het moeilijke moment rondom het afscheid draaglijker willen maken.
Bij DELA wordt met ClockWise, een tijdsregistratie en projectmanagement tool gewerkt. In ClockWise wordt genoteerd hoeveel uren medewerkers en consultants besteed hebben aan projecten, trainingen, verlofdagen, etc. Het is echter moeilijk binnen ClockWise om een goed overzicht te krijgen van alle gelogde uren en diepgaandere analyse te doen op deze data. Daarom was DELA op zoek naar een manier om de gegevens uit ClockWise weer te geven op een overzichtelijke wijze. Verder wou DELA kunnen instellen wat bepaalde medewerkers wel en niet kunnen zien afhankelijk van hun rol in het bedrijf.
Onze oplossing bestond erin een rapport in Power BI op te stellen. Het rapport werd opgesteld via het DAR-principe. Eerst werd een algemeen dashboard opgesteld waar een high-level overzicht wordt weergegeven van de gelogde uren, samen met enkele inzichten. Hiermee kan in één oogopslag meteen de staat van de gepresteerde uren bezichtigd worden. Daarnaast zijn er verschillende analyse pagina’s aangemaakt, waar meer in detail gekeken kan worden naar verschillende aspecten van de gelogde uren. Hierbij geeft elke pagina antwoord op een andere vraag die gesteld werd tijdens de briefing en geeft aanzet tot verdere analyses in de timesheet data.
Tenslotte werd een detailpagina toegevoegd waar de data op het laagste niveau kan bekeken worden. Bovendien kan dankzij de directe connectie tussen Power BI en ClockWise de data snel en makkelijk op elk moment ingeladen worden.
Om te kunnen configureren wat bepaalde medewerkers kunnen zien binnen het rapport werd via Entra ID (Active Directory) met row-level-security (RLS) gewerkt. Dankzij deze functie in Power BI kan voor iedere gebruiker apart bepaald worden wat weergegeven mag worden. Deze toegangen kunnen op elk moment geüpdatet worden in lijn met de rollen en verantwoordelijkheden.
DELA was op zoek naar een manier om de timesheet data uit ClockWise op een uitgebreide en overzichtelijke manier weer te geven, wat hen zou helpen met projectmanagement. Dankzij Power BI-rapportering kan de data uit ClockWise nu makkelijk geraadpleegd worden, waarbij verschillende pagina’s in het rapport antwoord geven op de verschillende vragen die ze hadden, bijvoorbeeld om snel weer te geven wie hun timesheets nog niet heeft ingediend of welke nog niet zijn goedgekeurd of om overzichtelijk te kunnen zien op welke projecten de meeste uren zijn geboekt in de afgelopen periode.
De rapportering zorgt voor snellere en betere antwoorden op vragen en voorkomt de nood om zelf in ClockWise te moeten rondzoeken naar afzonderlijke inzichten. Bovendien kan wat weergegeven mag worden voor elke gebruiker in het rapport eenvoudig ingesteld en aangepast worden aangezien dit gelijk is aan de rollen en rechten binnen de Azure tenant.
