DPA staat voor Digital Platform for Attorneys en is de nationale organisatie die digitale oplossingen ontwikkelt en beheert voor advocaten. Het platform biedt een brede waaier aan applicaties die de werkzaamheden van advocaten en juristen vereenvoudigen, zoals het snel en veilig opvragen, uitwisselen en verwerken van gegevens, elektronische procesvoering en digitale communicatie met rechtbanken en instellingen.
DPA werkt onder mandaat en met financiering van de Orde van Vlaamse Balies (OVB) en de Orde van Franstalige en Duitstalige Balies (OBFG), de twee grootaandeelhouders. De organisatie is geen commerciële onderneming in de klassieke zin: haar missie is niet winstmaximalisatie, maar waardecreatie voor de advocatuur.
Missie en visie
DP-A had behoefte aan een financieel rapport dat geschikt was voor presentatie aan de raad van bestuur. Dit rapport moet helpen om de operationele belasting van de aandeelhouders te verminderen, zodat er meer aandacht kan gaan naar strategische bedrijfsactiviteiten. Een belangrijk onderdeel hiervan was de nood aan een nauwkeurige en frequente P&L rapportering.
Daarnaast wordt het gebruik van Power BI dashboards ingezet om enerzijds een globaal overzicht te krijgen van de verschillende producten en totale prestaties en anderzijds om inzicht te verkrijgen in prestaties van specifieke producten.
Bij aanvang van het project werd een rapporterings -en technische workshop georganiseerd. Dit stelde Cloubis in staat om een goed begrip te krijgen van de behoeften en verwachtingen van DP-A. Tijdens de rapporteringsworkshop werd er verwezen naar de Cloubis finance template die als startpunt diende voor verdere ontwikkeling van het rapport.
Tussen de organisatie van de workshops en de presentatie van het eerste rapport aan de raad van bestuur zat maar een periode van drie weken. Om snelheid te maken voor deze eerste versie werd ervoor gekozen om te werken met Excel exports vanuit Exact Online. Een rechtstreekse integratie met Exact werd gepland in een latere fase.
Om de samenwerking vlot te laten verlopen werd er nauw contact behouden tussen Cloubis en DP-A gedurende het project. Op die manier konden de cijfers in het rapport snel gevalideerd worden. Dit maakte het mogelijk om direct actie te ondernemen bij data kwaliteit issues.
De eerste fase van het project resulteerde in een financieel rapport waarin de P&L, balans en het budget visueel werden weergegeven in een Power BI-dashboard. Dit leidde tot een dynamisch en overzichtelijk rapport dat geschikt was voor presentatie aan de raad van bestuur. Naast de rapportagefunctie fungeerde het dashboard ook als een controle-instrument om verkeerd geboekte facturen snel op te sporen.
Bovendien droeg het rapport bij aan een nauwkeurigere inrichting van de rapportering op kostenplaatsen. Dit resulteerde in meer gedetailleerd inzicht op productniveau en ondersteunde de organisatie bij het opstellen van het budget.
