Snel en gedetailleerd inzicht in dossiers – VEKA

Het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA) is een verzelfstandigd agentschap van het beleidsdomein Omgeving en geeft uitvoering aan een duurzaam energie- en klimaatbeleid.

Het VEKA heeft als missie het voorbereiden, stimuleren, coördineren, uitvoeren, opvolgen en evalueren van beleidsinitiatieven op het vlak van energie en broeikasgasemissies die bijdragen aan de omslag naar een klimaatneutrale en duurzame samenleving in Vlaanderen, waarbij de beleidsinstrumenten op een kostenefficiënte en kwaliteitsvolle manier worden ingezet en rekening wordt gehouden met de sociale en economische impact.

De briefing

Vanuit de business ontstond de behoefte om snel te kunnen bepalen welke dossiers zich in een bepaalde fase bevonden en hier dan verder gedetailleerde informatie over te raadplegen waaronder de bedragen (lening en uitbetaling). Indien er een vraag van de ministers toekwam, werd er verwacht dat er snel gehandeld werd om hierop een duidelijk antwoord te kunnen geven. Dit was een tijdrovend proces om deze gegevens op een correcte en overzichtelijke manier in Excel weer te geven.

Onze oplossing

In nauwe samenwerking tussen Cloubis en VEKA zijn allereerst de definities helder gemaakt, goedgekeurd en breed gecommuniceerd, waardoor binnen de organisatie een eenduidige bron van data wordt erkend, zonder ruimte voor interpretatieverschillen.

Na enkele workshops met de relevante stakeholders van VEKA zijn we samen tot een uniforme architectuur gekomen die elk data-vraagstuk binnen VEKA zal behandelen. Belangrijk hierbij is dat deze architectuur past binnen de Microsoft-first strategie van VEKA waarbij we elk vraagstuk op dezelfde manier benaderen en waarbij we bouwen aan een generieke oplossing die klaar is voor de toekomst (future-proof).

Samenwerking en betrokkenheid:
Er werden wekelijkse vergaderingen gehouden met de klant om afstemming te garanderen en waardevolle inzichten uit te wisselen.

Met behulp van deze oplossing krijgt VEKA een snel en gedetailleerd zicht op haar volledige portefeuille met de bijhorende bedragen. Daarnaast wordt voldaan aan de eisen om alles grondig en gestructureerd aan te pakken, dankzij het opstellen van heldere definities en het voorbereiden van data op het laagste niveau in een efficiënt datamodel.

Het resultaat

Dankzij deze oplossing kan VEKA:

• Een antwoord bieden op de vraag: hoeveel dossieraanvragen zijn er elk jaar? 
• In één oogopslag zien welke dossiers nog goedgekeurd, uitbetaald, geconfirmeerd, afgekeurd of nog niet bevestigd zijn.
• Kijken welke dossiers zich in welke fase bevinden alsook een historiek van de reeds doorlopen fases raadplegen.
• Inzicht krijgen in het EPC-label, het pandtype en geografische locatie van elk dossier.
• In gesprek gaan met de banken om vast te stellen hoeveel er nog moet worden uitbetaald of hoeveel er mogelijk te veel is uitbetaald.
• Elke dag de meest recente versie van de statussen van de dossiers terugvinden.