Syros is een toonaangevend bedrijf gespecialiseerd in avocado’s en guacamole. Ze leveren hoogwaardige producten aan de voedselservice, voedingsindustrie en detailhandel. Met een sterke aanwezigheid in zowel private ondernemingen als merkproducten in Europese supermarkten, biedt Syros ook maaltijdboxen aan en voorziet het in de behoeften van verschillende restaurantketens. Het assortiment van Syros is gericht op het benadrukken van de gezonde en voedingsrijke voordelen van avocado’s, met guacamole als hun voornaamste product.
We startten met enkele workshops waarin verschillende data vraagstukken werden aangekaart om de specifieke behoeften van Syros te begrijpen. Al snel werd duidelijk dat er behoefte was aan geautomatiseerde financiële rapportering. De rapportering moest modulair zijn, flexibel in opmaak, gemakkelijk in onderhoud, overzichtelijk en zowel digitaal als via afdruk beschikbaar zijn. We presenteerden enkele oplossingen, elk met andere troeven. Hieruit koos Syros de meest passende oplossing.
Onze oplossing bestaat uit twee essentiële onderdelen, waarvan het eerste deel zich richt op het stuk onder de motorkap, nl. “data-engineering”.
Cloubis was in deze verantwoordelijk voor de opzet van de architectuur, beveiliging en rollen (security groups) in Active Directory / Entra ID. Verder werd, naar analogie van software engineering best practices) CI/CD opgezet door middel van Azure Devops en werden er generieke pipelines opgezet in Synapse Studio. Deze opzet maakt dat de huidige oplossing maximaal schaalbaar is naar de toekomst waardoor er een gros van API’s en/of nieuwe bronnen aangesproken en ontsloten kunnen worden.
Binnen het domein van data-engineering lag de initiële focus op het binnenhalen van gegevens. We kozen voor Azure Synapse Analytics als oplossing om tabellen uit Business Central te ontsluiten met behulp van het REST API-protocol. Bovendien werd deze oplossing gebruikt om de JSON-bestanden van de bron naar de doelbestemming over te brengen. Een bijkomende functionaliteit van Azure Synapse Analytics werd benut om een handmatig proces te creëren, geactiveerd via de Power BI-playknop, wat resulteerde in een end-to-end operatie van pipelines met een vernieuwd Power BI-rapport als uitkomst. De ontwikkelde pipeline kan worden aangeroepen door gebruik te maken van een Microsoft Power Automate-flow, geïntegreerd in het Power BI-rapport.
De pipeline zelf omvat vier opeenvolgende activiteiten, beginnend met het aanroepen van de bron (1) en het aanroepen van de doelbestemming (2). Vervolgens wordt de Power BI pbix-dataset vernieuwd (3), en ten slotte wordt er een e-mail naar de eindgebruiker gestuurd om de succesvolle uitvoering te bevestigen, waarbij een logic app wordt ingezet voor dit doeleinde (4).
Naast het binnenhalen van gegevens was er ook een noodzaak om een oplossing te vinden voor het aanpassen van de mapping. De projectgroep koos ervoor om masterdata van de financiële dimensiecodes te beheren binnen Airtable.
Airtables fungeren als tabellen die als spreadsheet kunnen worden aangepast/ingevuld en op de achtergrond kunnen worden ontsloten als databases met behulp van API’s. Dit biedt het voordeel dat er dynamisch kan worden omgegaan met de rapportagehiërarchie op basis van tabellen in Airtable. Deze tabellen worden rechtstreeks aangesproken in Power BI via API’s en tonen na een refresh in Power BI de bijgewerkte rapportagehiërarchie.
Ten slotte werden verschillende tabbladen gecreëerd om de juiste financiële inzichten te verkrijgen. Naast bekende overzichten zoals de P&L en de balans, bieden deze tabbladen een gestructureerde weergave van de cashflow en brengen ze diepgaandere inzichten in de omzet naar voren. Budgetten zijn geïntegreerd in het rapport, en op basis van forecast scenario’s kunnen er meerdere voorspellingen worden gemaakt.
In nauwe samenwerking tussen Cloubis en Syros zijn eerst de definities helder gemaakt, goedgekeurd en breed gecommuniceerd. Hierdoor wordt binnen de organisatie een eenduidige bron van data erkend, zonder ruimte voor interpretatieverschillen. Naast het verduidelijken van de definities hebben we ook diepgaandere inzichten verkregen die voorheen buiten bereik lagen. Dit stelt Syros nu in staat om hun financiële gegevens op een effectieve manier bij te houden en hierop in te spelen.
Met het geïmplementeerde systeem kan Syros financiële rapporten automatisch genereren, waardoor de tijdsduur van het afsluitingsproces werd verkort en de nauwkeurigheid werd verbeterd. In het dashboard werd er een optie voorzien om de financiële rapportering op te halen binnen andere (historische) tijdsperiodes wat maakt dat er een brede waaier aan vergelijkingsmomenten voorzien kan worden.
Als laatste, implementeerde Cloubis ook een dynamische benadering voor het beheer van rapporteringslijnen met behulp van Airtable. Dit stelt Syros in staat om self-service wijzigingen aan te brengen in de rapporteringsstructuur, waardoor ze flexibeler kunnen reageren op veranderende zakelijke behoeften.
Dankzij deze oplossing kan Syros:
De samenwerking met Cloubis heeft Syros geholpen om verdere stappen te zetten naar een meer volwassen dataomgeving. Alle vraagstukken met betrekking tot data worden op een uniforme en geïntegreerde manier aangepakt, waardoor er voortdurend meerwaarde kan worden gerealiseerd.Op deze manier werken Syros en Cloubis samen aan het bevorderen van een datacultuur.
