Denken aan een gegevensbeheermodel voor de implementatie van Power BI in een organisatie kan behoorlijk complex zijn. Je moet rekening houden met veel belangrijke overwegingen en planning om dit tot een succesvol project voor je onderneming te maken.
Het Power BI-ecosysteem is divers en kan op verschillende manieren worden geïmplementeerd. Er zijn veel gebruiksscenario’s mogelijk voor het implementeren van Power BI. Er is geen one-size-fits-all-scenario, maar het is een goede oefening om na te denken over een hoofdscenario dat over het algemeen de beste aanpak is binnen je bedrijf.
In feite zijn er 3 hoofdcategorieën die bepalen hoe Power BI-content, zoals datasets en rapporten, wordt beheerd. Het is het belangrijkst om te bepalen welk implementatiescenario of welke strategie het beste aansluit bij de specifieke rapportagebehoeften van je bedrijf.
In het kort, hier zijn de verschillen tussen deze 3 implementatiescenario’s:
| Zakelijk gestuurde selfservice BI | Managed self service BI | Corporate BI | |
| Type benadering | Bottum-Up | Hybride | Top-Down |
| Beschrijving | Nadruk op data-exploratie en vrijheid | Een “beheerde” benadering waarbij rapporten vooraf gedefinieerde datasets/modellen gebruiken | IT is verantwoordelijk voor het bouwen en publiceren van rapporten. |
| Beheerst door | Business | IT: data & datamodels (semantic layer) Business: report | IT |
Een veelvoorkomende fout is om automatisch te kiezen voor een corporate BI-aanpak voor grote organisaties. De gekozen aanpak hangt echter niet af van de grootte van de organisatie, maar eerder van de vereisten van het project.
Inderdaad kiezen opvallend veel grote bedrijven voor een corporate BI-aanpak, maar dat betekent niet dat ze geen behoefte hebben aan selfservice-BI.
Voordat je een beheerde selfservice Power BI-strategie implementeert, zijn er enkele algemene belangrijke aspecten die het vermelden waard zijn.
Een gedeelde Power BI-dataset wordt hergebruikt in veel verschillende rapporten. Deze gedecentraliseerde aanpak vergemakkelijkt het delegeren van rapportontwikkeling aan zakelijke gebruikers via het gebruik van gecentraliseerde (beheerde) data. Deze datasets worden gepubliceerd in een speciale Power BI-werkruimte, vaak een Data Hub genoemd. Rapportmakers kunnen verbinding maken met de datahub en beginnen met het bouwen van rapporten op de datasets waarvoor ze toestemming hebben gekregen.
Een van de belangrijkste voordelen is dat dit de mogelijkheid creëert voor dataset-auteurs en rapportmakers om onafhankelijk van elkaar te werken. Een dataset-auteur kan een IT- of BI-expert zijn, terwijl het maken van rapporten kan worden gedelegeerd aan zakelijke gebruikers.
Deze gecentraliseerde datasets moeten gebruiksvriendelijk zijn en dienen als een semantische laag. Het vermindert ook het aantal duplicaten van datasets.
Het datahub is de centrale locatie waar rapportmakers de datasets kunnen vinden die binnen de organisatie worden gebruikt (zie afbeelding in de vorige sectie). Dit draagt bij aan het hergebruik van datasets.
Het is de taak van de Power BI-beheerder om datasetontdekking mogelijk te maken.
Een rapportmaker kan datasets vinden in de datahub, maar dat betekent niet automatisch dat hij een rapport kan bouwen op deze data. Daarom moet hij toegang tot bouwrechten aanvragen door een bericht toe te voegen via het dialoogvenster. Deze actie zal een e-mail sturen naar de dataseteigenaar.
Let op dat deze functionaliteit moet worden ingeschakeld door de Power BI-beheerder. Bovendien kan hij de aanvraag definiëren om enkele instructies voor de aanvrager op te nemen.
De aanvrager ontvangt in dit geval het volgende bericht:
Een liveverbinding verbindt één of meer rapporten met een bestaande dataset. Dit voorkomt de noodzaak om voor elk rapport dat in Power BI Desktop wordt gemaakt, een nieuw gegevensmodel te maken.
Het werken met aparte workspaces voor datasets en rapporten heeft veel voordelen. Het creëert vooral duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor het beheer van de inhoud in elke workspace.
Als gevolg hiervan hebben rapportmakers alleen toestemming om inhoud te publiceren naar een rapportageworkspace (wanneer ze ten minste de rol van bijdrager hebben). Daarnaast moeten ze toestemming hebben voor specifieke datasets.
Binnen een beheerd zelfbedieningsscenario zijn verschillende rollen vereist. Er moet minstens één teamlid aan elke rol worden toegewezen, maar het is ook mogelijk dat één persoon meerdere rollen op zich neemt. Dit hangt allemaal af van uw organisatie.
Nu je de belangrijke sleutelaspecten en rollen begrijpt voor het implementeren van beheerde selfservice BI, kunnen we dit alles samenvoegen om een workflow op hoog niveau te visualiseren voor dit gebruiksscenario.
Rapportconsumenten krijgen machtigingen op werkruimteniveau om rapporten binnen de rapportagewerkruimte te bekijken.
