Het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust (AMDK) is een agentschap van de Vlaamse Overheid. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheer van de Vlaamse zeehavens, het bevorderen van de veiligheid op zee, het beheren van de kust en stranden en het uitvoeren van hydrografische metingen. Het ADMK speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de veiligheid en efficiëntie van maritiem verkeer en bij het beheer van de kustlijn in Vlaanderen.
Het AMDK was op zoek naar 2 oplossingen:
Power BI rollout op Planview
Om de data uit Planview en in de cloud omgeving te krijgen, werd gebruik gemaakt van data transformatie pipelines. Deze halen de data op in Planview, transformeert ze naar een gebruiksvriendelijkere structuur en plaatst ze in een data lake in de Cloud-omgeving van het AMDK. Er werd gewerkt met Databricks en Azure Data Factory om de pipelines op te stellen.
In een volgende fase werden rapporten opgesteld via Power BI. Hier kan alle informatie rond de projecten en financiële gegevens geraadpleegd worden via gestructureerde tabellen. Dankzij een slimme structuur van doorklikmogelijkheden in deze tabellen, kunnen de gebruikers gegevens in groter detail analyseren indien gewenst. Door de verschillende filters die aanwezig zijn in het Power BI rapport, kan de inhoud van de tabellen eenvoudig aangepast worden zodat wordt weergegeven wat de gebruiker wil zien, waarna de tabel met deze weergave uit Power BI geëxporteerd kan worden naar een Excel-bestand.
Om ervoor te zorgen dat de meest recente data zichtbaar was in de Power BI rapporten op het moment de gebruiker dit wou, werd via Power Automate een oplossing gemaakt waarbij de gebruiker via een simpele klik op een knop de data in het rapport kon vernieuwen door de huidige data uit Planview.
Automatisatie van SharePoint
In Power Automate werd een oplossing gebouwd die nieuwe binnenkomende e-mails kan herkennen. Een groot deel van de informatie wordt uit de e-mail gehaald en er wordt in SharePoint een nieuwe folder aangemaakt die verschillende kenmerken meekrijgt aan de hand van de inhoud van de e-mail. Dankzij deze kenmerken kan er makkelijk gefilterd en gezocht worden om een beter overzicht te krijgen van alle taken. Een kopie van de e-mail zelf en antwoorden op deze e-mail worden daarna in de folder geplaatst, zonder dat er manuele tussenkomst vereist is. Daarnaast is het mogelijk om, door de naam van een medewerker te noteren in de folder, deze automatisch te verwittigen dat deze taak aan hen is toegewezen. Dit gebeurt via een e-mail waar ook alle details van de taak in terug te vinden zijn.
Het AMDK bezit alle gegevens uit Planview in een gestructureerde en georganiseerde manier in hun eigen Cloud-omgeving dankzij de data transformatie pipelines, waar het gebruikt kan worden voor verschillende doeleinden. Deze gegevens kunnen makkelijk geraadpleegd worden via de rapporten in Power BI, waar alles overzichtelijk wordt weergegeven en ze kunnen bepalen wat wordt weergegeven dankzij de doorklik- en filtermogelijkheden. Nadat de tabellen aangepast zijn zodat ze weergegeven wat weergegeven moet worden, kunnen deze tabellen dan op een eenvoudige manier geëxporteerd worden naar Excel-bestanden, waardoor dit niet meer manueel moet overgezet worden.
Dankzij verschillende Power Automate oplossingen kan het AMDK de Power BI rapporteren snel en makkelijk vernieuwen met de huidige data uit Planview. Daarnaast worden binnenkomende e-mails automatisch geclassificeerd en opgeslagen in SharePoint, in een folder die informatie bezit over de inhoud van de e-mail zelf. De verantwoordelijke voor de uitvoering van deze e-mails kan ook automatisch geïnformeerd worden hierover op een simpele manier. Dankzij deze oplossingen wordt veel tijd gewonnen, aangezien alles in de achtergrond automatisch gebeurt in plaats van manueel door een werknemer. Bovendien vermindert de kans op fouten en verbetert de consistentie van het resultaat.
