Managed Self-service rapportering via Power BI – De Vlaamse Waterweg 

De Vlaamse Waterweg is het agentschap van de Vlaamse Overheid die de waterwegen in Vlaanderen beheert. Dit gaande van het beheer van het verkeer op deze waterwegen, beheer van bruggen en sluizen, toekenningen van vergunningen om evenementen op/ langs het water te organiseren, beheer van aanvragen tot watercaptaties…

De briefing

De Vlaamse Waterweg maakte al gebruik van Power BI als rapporteringstool voor zowel operationele als strategische rapportering. Door de voortdurende vraag naar snelle rapporten gingen medewerkers echter zelf Power BI installeren, rechtstreeks toegang verkrijgen tot brondata en rapporten bouwen bovenop de bronsystemen.

Na verloop van tijd bleek deze aanpak niet schaalbaar. Alle datatransformaties gebeurden binnen Power BI, best practices werden niet toegepast en alle data werd rechtstreeks in het geheugen van de rapporten geladen. Naarmate de datavolumes toenamen, leidde dit tot prestatieproblemen. Daarnaast konden rapporten vrij gedeeld worden binnen de organisatie, terwijl eindgebruikers steeds vaker vragen stelden bij de juistheid van de data en de betrouwbaarheid van de rapportering.

Om deze structurele uitdagingen aan te pakken richtte De Vlaamse Waterweg een intern Information Management-team op, met een focus op strategische dataoplossingen. Hiervoor deden zij een beroep op Cloubis om een moderne, schaalbare cloud data-architectuur en een gecontroleerde rapporteringsomgeving uit te werken en te implementeren. Zo werd de versnipperde en ongecontroleerde aanpak vervangen door een gestandaardiseerde oplossing die datakwaliteit verbetert, prestaties optimaliseert en een solide basis biedt voor toekomstige groei.

Onze oplossing

Cloubis begeleidt De Vlaamse Waterweg bij het ontwerpen en uitrollen van twee belangrijke pijlers:

• Een modern cloud-dataplatform, gebaseerd op de Medallion Architecture (Brons > Zilver > Goud). Dankzij een gestructureerde en schaalbare datapijplijn wordt data stap voor stap verfijnd: van ruwe data (Brons), over gevalideerde en opgeschoonde data (Zilver), tot betrouwbare businessdata en rapportering (Goud).

• Een Managed Self-Service BI-architectuur in Power BI, waarbij centraal beheerde datasets volgens best practices worden gepubliceerd als gedeelde datasets in de Power BI Service. Rapportbouwers maken vervolgens via een liveverbinding verbinding met deze datasets, waardoor consistentie en governance worden gewaarborgd, terwijl gebruikers toch de flexibiliteit behouden om hun eigen rapporten te bouwen.

Resulaat

De implementatie verloopt volgens een gefaseerde aanpak:

• Dataplatform: Brongegevens worden ingeladen in een landing zone (Bronslaag) zonder vereisten rond datastructuur. Vervolgens worden de gegevens gestructureerd en opgeschoond in de Zilverlaag en ten slotte omgezet naar bedrijfsklare aggregaties in de Goudlaag, volledig binnen Azure Synapse Analytics.
• Rapportering: Datasetbeheerders bouwen en publiceren gecertificeerde datamodellen naar gedeelde workspaces in de Power BI Service. Rapportbouwers maken via een liveverbinding verbinding met deze gedeelde datasets en publiceren hun rapporten naar specifieke rapportworkspaces, die vervolgens beschikbaar worden gesteld aan eindgebruikers.
• Governance: Cloubis ontwikkelt een uitgebreid governanceframework voor rapportering, inclusief toegangsbeheer dat ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke datamodellen.

De oplossing pakt de kernproblemen rechtstreeks aan: datatransformaties worden verplaatst van Power BI naar een volwaardig dataplatform; best practices worden afgedwongen via centraal beheerde datasets; prestatieproblemen door in-memory verwerking worden opgelost door gebruik te maken van een cloud datawarehouse; en ongecontroleerd delen van rapporten wordt vervangen door een beheerd workspace- en toegangsmodel.

	Voor Cloubis	Na Cloubis
Data transformaties	Ad hoc uitgevoerd binnen individuele Power BI-rapporten	Gecentraliseerd in een cloud data platform (Medallion Architectuur)
Best practices	Niet toegepast	Afgedwongen via centraal beheerde datasets en een governanceframework
Performance	In-memory gegevensverwerking leidt tot prestatieproblemen naarmate de schaal toeneemt	Schaalbaar cloud data warehouse (Azure Synapse Analytics)
Access & sharing	Ongecontroleerd, iedereen kon alles delen	Beheerd toegangsmodel met rolgebaseerde rechten
Data quality & trust	Frequente klachten over incorrecte/onduidelijke data	Consistente, gevalideerde data die doorstroomt via Brons > Zilver > Goud

Gebruikte Technologieën

• Azure Synapse Analytics: gekozen als cloud-dataplatform voor het verwerken van grootschalige data-inname, transformaties en opslag, gebruikmakend van de Medallion Architecture.
• Power BI (Desktop & Service): gebruikt voor datamodellering (gedeelde datasets) en rapportering, waarbij het Managed Self-Service BI-model wordt toegepast voor schaalbaarheid en governance.

Testimonial

“Binnen de Vlaamse Waterweg zijn we gestaag aan het werken om de grote hoeveelheden van data te kunnen omzetten in waardevolle informatie die ons als organisatie helpt haar dienstverlening steeds verder te verbeteren.

Zo hebben we een online e-loket om allerhande vergunningen vlot te kunnen laten aanvragen, maar konden we slechts met veel moeite hieruit noodzakelijke en correcte rapporteringen trekken.

Dankzij de enthousiaste Cloubis-collega zijn we erin geslaagd om deze data via een medaillon structuur op een lakehouse te brengen, te transformeren tot informatie en te ontsluiten via onze Power BI rapporteringen.

Hierdoor zijn we weer een stapje verder geraakt met onze informatiestrategie en hebben bij onze interne klanten een glimlach op hun gezichten getoverd. Opdracht geslaagd!”

Marc Gernaey – Managementadviseur en Informatiemanager